Prozesse dokumentieren mit Task Mining: Wie Unternehmen ihre Abläufe realistisch und automatisiert erfassen
Julia
Eine belastbare Prozessdokumentation ist eine zentrale Voraussetzung für Effizienz, Compliance und erfolgreiche Transformationen. In der Praxis scheitert sie jedoch häufig an manuellen, subjektiven und schnell veralteten Methoden. Task Mining setzt genau hier an: Es erfasst reale Arbeitsabläufe automatisiert und objektiv auf Basis tatsächlicher Nutzerinteraktionen. Der folgende Beitrag erläutert, warum klassische Prozessdokumentation an ihre Grenzen stößt, wie Task Mining diese Defizite überwindet und welchen konkreten Mehrwert Paxray für Unternehmen bietet.
Warum klassische Prozessdokumentation an ihre Grenzen stößt
Unternehmen stehen heute vor der Herausforderung, ihre Prozesse transparent, effizient und nachvollziehbar zu dokumentieren. Regulatorische Anforderungen, Audits, Automatisierungsinitiativen und IT-Transformationen erhöhen den Bedarf an belastbaren Prozessgrundlagen erheblich. Dennoch basieren viele Prozessdokumentationen weiterhin auf Interviews, Workshops oder manuell erstellten Flowcharts. Diese Methoden liefern jedoch meist nur Momentaufnahmen und spiegeln vor allem subjektive Wahrnehmungen wider.
Mitarbeitende beschreiben Prozesse häufig so, wie sie gedacht oder offiziell kommuniziert werden – nicht zwingend so, wie sie im Alltag tatsächlich ausgeführt werden. Implizites Wissen, individuelle Workarounds, Medienbrüche zwischen Systemen und manuelle Zusatzschritte bleiben dabei oft unberücksichtigt. Die Folge sind Dokumentationen, die schnell veralten und als Grundlage für operative Verbesserungen, Audits oder Transformationen nur eingeschränkt geeignet sind. Branchenstudien zeigen, dass unzureichendes Prozessverständnis eine der Hauptursachen für das Scheitern von Transformations- und Automatisierungsprojekten ist (Gartner, 2024; Deloitte, 2023).
Was Task Mining leistet und warum es Prozessdokumentation grundlegend verändert
Task Mining verfolgt einen datengetriebenen Bottom-up-Ansatz zur Prozessanalyse. Statt auf Annahmen oder retrospektive Beschreibungen zu setzen, analysiert Task Mining reale Nutzerinteraktionen auf Arbeitsplatzebene. Erfasst werden nicht nur Systemereignisse, sondern auch manuelle Tätigkeiten, Applikationswechsel und Medienbrüche. Dadurch entsteht ein realitätsnahes und vollständiges Bild gelebter Geschäftsprozesse.
Im Unterschied zum klassischen Process Mining, das primär auf Event-Logs aus Quellsystemen basiert, schließt Task Mining die Lücke zwischen Systemprozessen und menschlicher Arbeit. Gerade in wissensintensiven, teilautomatisierten Prozessen liefert dieser Ansatz entscheidende zusätzliche Erkenntnisse. Wissenschaftliche Arbeiten belegen, dass erst die Kombination von System- und Task-Daten eine belastbare Prozesssicht ermöglicht (van der Aalst, 2022).
In der betrieblichen Praxis sind Prozesse meist deutlich komplexer als angenommen.
Automatisierte und realistische Prozessdokumentation mit Paxray
Paxray nutzt einen frontend-basierten Task-Mining-Ansatz, um Prozesse automatisiert und systemübergreifend zu dokumentieren. Erfasst werden reale Abläufe über ERP- und CRM-Systeme hinweg ebenso wie Tätigkeiten in Office-Anwendungen, Browsern oder Spezialsoftware. Auf diese Weise lassen sich Schrittfolgen, Varianten, Häufigkeiten, Wartezeiten und technische Abhängigkeiten präzise nachvollziehen.
Ein zentraler Aspekt der Task Mining Lösung von Paxray ist der datenschutzkonforme Ansatz. Der Aufnahmebaustein wird einmal anhand eines definierten Idealprozesses angelernt. Anschließend erkennt Paxray den Prozess sowie alle Abweichungen automatisch – ohne Inhalte, Screenshots oder personenbezogene Daten zu erfassen. Dieser Mechanismus erleichtert die Einführung erheblich und schafft Akzeptanz bei Datenschutz, Betriebsrat und Mitarbeitenden.
Das Ergebnis ist eine jederzeit aktuelle, faktenbasierte Prozessdokumentation, die nicht nur den nominalen Ablauf, sondern auch Variantenvielfalt, operative Besonderheiten und tatsächliche Aufwände sichtbar macht.
Von der Dokumentation zum strategischen Steuerungsinstrument
Die mit Task Mining erzeugte Prozessdokumentation ist weit mehr als ein statisches Artefakt. Sie bildet eine belastbare Grundlage für zahlreiche strategische Initiativen. Dazu zählen ISO-Zertifizierungen und interne Audits ebenso wie Automatisierungsprojekte, IT-Modernisierungen, Systemmigrationen oder Post-Merger-Integrationen. Da Prozesse kontinuierlich erfasst und aktualisiert werden, lassen sich Veränderungen und Optimierungspotenziale laufend nachvollziehen.
Darüber hinaus ermöglicht die transparente Darstellung realer Abläufe eine faktenbasierte Diskussion über Prozesse über Abteilungsgrenzen hinweg. Prozesse können visualisiert, analysiert und als BPMN-Modelle in Schulungen, Workshops oder Onboarding-Programmen eingesetzt werden. Damit entwickelt sich Prozessdokumentation von einer administrativen Pflicht zu einem aktiven Steuerungsinstrument für Operational Excellence und digitale Transformation.
Fazit
Task Mining macht Prozessdokumentation erstmals objektiv, skalierbar und dauerhaft aktuell. Unternehmen erhalten ein realistisches Bild davon, wie Arbeit tatsächlich ausgeführt wird – nicht wie sie theoretisch geplant ist. Mit Paxray steht dafür eine Lösung zur Verfügung, die automatisierte Prozessdokumentation mit Datenschutz, hoher Akzeptanz und strategischem Mehrwert verbindet. Damit wird Prozessdokumentation zur belastbaren Grundlage für fundierte Entscheidungen, nachhaltige Effizienzgewinne und erfolgreiche Transformationen.
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