Prozesse quantifizieren mit Task Mining: Wie Unternehmen Zeit, Kosten und Optimierungspotenziale sichtbar machen

Viele Unternehmen dokumentieren ihre Prozesse, ohne sie wirklich messen zu können. Bearbeitungszeiten, Kosten und Varianten bleiben häufig Annahmen – mit erheblichen Folgen für Optimierungs- und Automatisierungsentscheidungen. Task Mining schafft hier Abhilfe, indem reale Arbeitsabläufe quantifizierbar, vergleichbar und wirtschaftlich bewertbar werden. Der Artikel zeigt, wie Task Mining Prozesse messbar macht und wie Unternehmen mit Paxray fundierte Entscheidungen zu Optimierung, Automatisierung und ROI treffen.

Warum Prozessoptimierung ohne Zahlen scheitert

In vielen Organisationen gelten Prozesse als verstanden, sobald sie dokumentiert sind. Tatsächlich liefern klassische Prozessmodelle jedoch kaum belastbare Informationen über Zeitaufwand, Kosten oder reale Ausführung. Entscheidungen über Optimierung oder Automatisierung basieren daher häufig auf Erfahrung oder Bauchgefühl.
 
Für Management, Finance und IT ist das problematisch: Ohne belastbare Kennzahlen lassen sich Prozesse nicht vergleichen, Prioritäten nicht begründen und der wirtschaftliche Nutzen von Maßnahmen nicht bewerten. Studien zeigen, dass fehlende Prozessquantifizierung eine zentrale Ursache für ineffektive Transformations- und Automatisierungsprogramme ist (McKinsey, 2023; Gartner, 2024).

Warum klassische Methoden Prozesse nicht quantifizierbar machen

Workshops, Interviews und Flowcharts strukturieren Abläufe, liefern jedoch keine objektiven Messwerte. Bearbeitungszeiten, Variantenhäufigkeiten und tatsächlicher Workload bleiben verborgen. Manuelle Tätigkeiten und Medienbrüche werden selten vollständig erfasst.
 
Zudem sind diese Methoden subjektiv geprägt. Mitarbeitende beschreiben Prozesse oft idealisiert oder verkürzt. Damit fehlt die Grundlage für realistische Kostenrechnungen und eine wirtschaftliche Bewertung von Optimierungs- oder Automatisierungspotenzialen (Deloitte, 2023).

Wie Task Mining Prozesse messbar und vergleichbar macht

Task Mining analysiert reale Nutzerinteraktionen über alle relevanten Systeme hinweg. Erfasst werden Schrittfolgen, Bearbeitungszeiten, Häufigkeiten, Varianten, manuelle Tätigkeiten sowie Systemwechsel. So entsteht ein objektivesAbbild der tatsächlichen Prozessausführung.
 
Im Unterschied zum klassischen Process Mining, das auf System-Event-Logs basiert, schließt Task Mining die Lücke zwischen Systemprozessen und menschlicher Arbeit. Gerade in wissensintensiven Prozessen ist diese Perspektiveentscheidend (van der Aalst, 2022).

Von Zeitmessung zur belastbaren Prozesskostenrechnung

Mit vollständigen Prozessdaten lassen sich Bearbeitungs- und Durchlaufzeiten präzise messen. Task Mining zeigt, wo Zeit verloren geht, wo Engpässe entstehen und wo Ressourcen gebunden sind.
 
Durch die Kombination von Zeitdaten, Volumina und Variantenhäufigkeiten können Unternehmen erstmals realistische Prozesskosten berechnen – auf Prozessebene und pro Einzelfall. Manuelle Aufwände werden transparent und wirtschaftlich bewertbar.

Optimierungs- und Automatisierungspotenziale priorisieren

Quantifizierte Prozesse ermöglichen eine klare Priorisierung von Maßnahmen. Task Mining zeigt, welche Schritte den größten Zeit- und Kostenanteil verursachen und wo Varianten unnötige Komplexität erzeugen.
 
So lassen sich Quick Wins, strukturelle Optimierungen und Automatisierungsvorhaben nach Business Impact bewerten. RPA- und KI-Initiativen werden gezielt dort eingesetzt, wo sie einen messbaren ROI liefern.

Von der Einmalanalyse zur kontinuierlichen Verbesserung

Task Mining bildet die Grundlage für einen kontinuierlichen Verbesserungszyklus. Prozesse werden laufend gemessen, Maßnahmen objektiv bewertet und Erfolge belegt.
 
Damit entwickelt sich Prozessmanagement zu einem datengetriebenen Steuerungsmodell.

Der konkrete Mehrwert von Paxray

Paxray ermöglicht Prozessquantifizierung ohne invasive Systemeingriffe. Der frontend-basierte, datenschutzkonforme Ansatz sorgt für schnelle Einführung und hohe Akzeptanz.
 
Entscheider erhalten Klarheit darüber, wo Zeit und Kosten entstehen und welche Maßnahmen den höchsten wirtschaftlichen Nutzen liefern.

Fazit

Task Mining macht Prozesse messbar, vergleichbar und wirtschaftlich bewertbar. Unternehmen wissen, wo Zeit und Kosten entstehen, welche Optimierungen den größten Hebel haben und wo Automatisierung sinnvoll ist. Paxray liefert dafür eine praxisnahe und strategisch nutzbare Grundlage.

Quellenverzeichnis

Gartner (2024): Market Guide for Process and Task Mining Tools. Gartner Research. Available at: https://www.gartner.com/en/documents/6403875.

Deloitte (2023): The Rise of Task Mining: Bridging Human Activity and Automation Insights. Deloitte Insights. Available at: https://www.deloitte.com/ch/en/services/consulting/perspectives/task-mining-to-generate-enterprise-value.html.

McKinsey & Company (2023): Unlocking Value in Large IT Transformations. Available at: https://www.mckinsey.com/capabilities/mckinsey-digital/our-insights.

van der Aalst, W.M.P. (2022): Process Mining and Beyond: Exploring Task-Level Behavior. Information Systems, 108.