Wo Task Mining seinen größten Mehrwert entfaltet: Ein Use-Case-orientierter Überblick 

Task Mining entfaltet seinen größten Nutzen nicht überall gleichermaßen. Besonders wirkungsvoll ist die Technologie dort, wo digitale Wissensarbeit, manuelle Tätigkeiten, mehrere Systeme und hohe Variantenvielfaltzusammentreffen. Dieser Artikel gibt einen praxisnahen Überblick über typische Use Cases, Rollen und Unternehmensbereiche, in denen Task Mining – insbesondere mit Paxray – nachweislich Mehrwert schafft.

Warum Task Mining nicht für jeden Prozess gleich sinnvoll ist

Nicht jeder Prozess eignet sich gleichermaßen für Task Mining. Hochautomatisierte, systemgetriebene Abläufe sind häufig besser mit klassischem Process Mining analysierbar. Task Mining spielt seine Stärken insbesondere dort aus, wo menschliche Arbeit einen wesentlichen Teil der Prozessausführung bestimmt (van der Aalst, 2022).
 
Gerade in digitalen Service- und Wissensprozessen fehlen häufig objektive Daten über reale Abläufe, Varianten und Aufwände. Hier schließt Task Mining eine zentrale Transparenzlücke.

Die zentralen Merkmale geeigneter Prozesse

Typische Prozesse mit hohem Task-Mining-Potenzial weisen mehrere gemeinsame Merkmale auf. Dazu zählen hohe Fallzahlen, viele beteiligte Rollen und Teams, der parallele Einsatz mehrerer Systeme sowie ein hoher Anteilmanueller digitaler Tätigkeiten wie Copy-and-Paste, Recherche oder Dateneingabe.
 
Hinzu kommen Variantenvielfalt, häufige Sonderfälle und Übergaben zwischen Organisationseinheiten. Genau diese Komplexität entzieht sich klassischen Analyseansätzen und macht datenbasierte Transparenz besonders wertvoll (Deloitte, 2023).

Vertrieb und Sales Operations

Im Vertrieb und in Sales Operations treffen CRM-Systeme, ERP, Office-Anwendungen und E-Mail-Kommunikation aufeinander. Angebots- und Auftragsprozesse sind häufig wenig standardisiert und stark von individuellenArbeitsweisen geprägt.
 
Task Mining macht sichtbar, wie Angebote tatsächlich erstellt, geprüft und nachbearbeitet werden. Unternehmen gewinnen Transparenz über Durchlaufzeiten, manuelle Nacharbeit und Varianten – eine zentrale Grundlage für Standardisierung und Automatisierung.

Customer Service und Innendienst

Customer-Service-Prozesse sind durch hohe Fallzahlen, Zeitdruck und parallele Nutzung mehrerer Systeme gekennzeichnet. Ticketbearbeitung, Reklamationen oder Stammdatenpflege erfolgen oft unter hohem manuellem Aufwand.
 
Task Mining liefert objektive Daten zu Bearbeitungszeiten, Wartephasen und Engpässen. Auf dieser Basis lassen sich Prozesse gezielt vereinfachen, Qualität verbessern und Mitarbeitende entlasten.

Einkauf und Beschaffung

Im Einkauf bestehen Prozesse häufig aus vielen Freigaben, Ausnahmen und Abstimmungsschleifen. Bestellanforderungen, Lieferantenkommunikation und Vertragsprüfungen verteilen sich über mehrere Systeme und Rollen.
 
Task Mining zeigt, wo Durchlaufzeiten entstehen, welche Varianten besonders aufwendig sind und wo Automatisierung tatsächlich wirtschaftlich sinnvoll ist.

Finance und Buchhaltung

Finance-Prozesse wie Rechnungsprüfung, Buchungen oder Abstimmungen kombinieren Systemlogik mit manuellen Kontrollen. Gerade diese manuellen Tätigkeiten bleiben in klassischen Analysen häufig unsichtbar.
 
Task Mining schafft Transparenz über reale Aufwände, unterstützt Standardisierung und bildet eine fundierte Basis für Compliance- und Automatisierungsinitiativen (Gartner, 2024).

HR und People Operations

HR-Prozesse wie Onboarding, Vertragsänderungen oder Stammdatenpflege sind stark von manueller Arbeit und Übergaben geprägt. Mit wachsender Organisation steigt die Komplexität dieser Abläufe erheblich.
 
Task Mining hilft, Prozesse zu strukturieren, Engpässe zu identifizieren und HR-Teams nachhaltig zu entlasten.

Produktionsnahe Planung und Logistik (Backoffice)

In der Produktionsplanung und Logistik werden systemgestützte Planung und manuelle Entscheidungen eng miteinander kombiniert. Abstimmungen, Priorisierungen und Sonderfälle bestimmen den Alltag.
 
Task Mining macht sichtbar, wo Engpässe entstehen, wie Entscheidungen vorbereitet werden und wo Prozesse unnötig komplex sind.

Rollenübergreifender Mehrwert von Paxray

Über alle Bereiche hinweg bietet Paxray einen rollenübergreifenden Mehrwert. Fachbereiche erhalten Transparenz und Entlastung, Management gewinnt belastbare Entscheidungsgrundlagen und IT sowie Prozessmanagementprofitieren von objektiven, systemunabhängigen Prozessdaten.
 
Der datenschutzkonforme, frontend-basierte Ansatz ermöglicht eine bereichsübergreifende Nutzung ohne invasive Systemeingriffe.

Fazit: Task Mining ist dort stark, wo Arbeit wirklich passiert

Task Mining ist kein Allheilmittel für jeden Prozess. Seinen größten Mehrwert entfaltet es dort, wo digitale Wissensarbeit, manuelle Tätigkeiten und organisatorische Komplexität zusammenkommen.
 
Task Mining von Paxray ermöglicht es Unternehmen, genau diese Prozesse objektiv zu verstehen, gezielt zu verbessern und nachhaltig zu automatisieren.

Quellenverzeichnis

Gartner (2024): Market Guide for Process and Task Mining Tools. Gartner Research. Available at: https://www.gartner.com/en/documents/6403875.

Deloitte (2023): The Rise of Task Mining: Bridging Human Activity and Automation Insights. Deloitte Insights. Available at: https://www.deloitte.com/ch/en/services/consulting/perspectives/task-mining-to-generate-enterprise-value.html.

van der Aalst, W.M.P. (2022): Process Mining and Beyond: Exploring Task-Level Behavior. Information Systems, 108.