CRM- und ERP-Migrationen zählen zu den strategisch wichtigsten, aber auch risikoreichsten Transformationsprojekten von Unternehmen. Studien zeigen, dass ein erheblicher Teil dieser Vorhaben Zeit- und Budgetziele verfehlt – nicht aufgrund technischer Defizite, sondern wegen eines unzureichenden Verständnisses der real gelebten Prozesse. Task Mining schließt diese Lücke, indem es tatsächliche Nutzerinteraktionen systematisch analysiert. Der Beitragerläutert fundiert, wie Task Mining – am Beispiel von Paxray – Migrationen datenbasiert vorbereitet, Risiken reduziert und nachhaltige Zielprozesse ermöglicht.
Warum Softwaremigrationen heute besonders kritisch sind
ERP- und CRM-Systeme bilden das digitale Rückgrat moderner Unternehmen. Migrationen werden durch Cloud-Strategien, Vendor-Wechsel oder die Konsolidierung gewachsener IT-Landschaften ausgelöst. Laut Gartner scheiternjedoch bis zu 50 Prozent aller ERP-Transformationen daran, dass Prozesse vorab unzureichend verstanden werden (Gartner, 2024). Die Folge sind Verzögerungen, steigende Kosten und geringe Nutzerakzeptanz.
Grenzen klassischer Migrationsvorbereitung
Traditionell stützen sich Migrationsprojekte auf Workshops, Interviews und vorhandene Prozessdokumentationen. Diese Methoden liefern jedoch meist ein normatives Bild davon, wie Prozesse gedacht sind – nicht wie sie tatsächlichablaufen. Implizites Wissen, manuelle Workarounds und Medienbrüche bleiben verborgen, was zu falschen Anforderungen und unnötigem Customizing führt (Deloitte, 2023).
Was ist Task Mining?
Task Mining ist eine datengetriebene Methode zur Analyse von Nutzerinteraktionen auf Arbeitsplatzebene. Im Gegensatz zum Process Mining, das auf System-Event-Logs basiert, erfasst Task Mining auch manuelle Tätigkeiten, Applikationswechsel und nicht automatisierte Prozessschritte. Dadurch entsteht ein vollständiges Abbild realer Arbeitsabläufe (van der Aalst, 2022).
Task Mining als objektives Abbild der Ist-Prozesse
Task Mining von Paxray nutzt einen frontend-basierten Task-Mining-Ansatz, der reale Arbeitsabläufe anonymisiert erfasst. Die daraus rekonstruierten Prozessmodelle zeigen Varianten, Wartezeiten, Schleifen und Medienbrüche. Unternehmen erhalten damit erstmals eine objektive Sicht auf ihre Ist-Prozesse – eine zentrale Voraussetzung für fundierte Migrationsentscheidungen.
Aktuelle Prozesslandkarten statt veralteter Dokumentation
Ein zentrales Problem vieler Migrationen sind veraltete oder inkonsistente Prozessdokumentationen. Task Mining erzeugt automatisch aktuelle Prozesslandkarten, die abteilungs- und systemübergreifend konsistent sind. Alle Stakeholder – Fachbereiche, IT und Implementierungspartner – arbeiten damit auf einer gemeinsamen, datenbasierten Grundlage.
Altlasten erkennen und eliminieren
In vielen Unternehmen werden ineffiziente Altprozesse unkritisch in neue Systeme übernommen. Task Mining macht sichtbar, wo unnötige Varianten, redundante Schritte oder manuelle Umgehungslösungen existieren. Diese Transparenz ermöglicht es, Prozesse bereits vor der Migration zu standardisieren und zu verschlanken – ein entscheidender Faktor für erfolgreiche Greenfield- und Brownfield-Ansätze.
Datenbasierte Priorisierung von Migrationsobjekten
Welche Prozesse sollten zuerst migriert werden? Häufig wird diese Frage politisch oder intuitiv entschieden. Task Mining ermöglicht eine objektive Priorisierung anhand von Volumen, Aufwand, Kosten und Business Impact. Dadurchlassen sich Risiken reduzieren und Projektlaufzeiten signifikant verkürzen (McKinsey, 2023).
Präzise Anforderungen statt Wunschlisten
Fehlendes Prozessverständnis führt oft zu überladenen Anforderungskatalogen. Task Mining zeigt, welche Masken, Felder und Funktionen tatsächlich genutzt werden. Auf dieser Basis entstehen realistische, vollständige und überprüfbare Anforderungen, die unnötige Sonderentwicklungen vermeiden und Budgets schützen.
Mehrwert von Paxray im Migrationskontext
Paxray kombiniert Task Mining mit schneller Implementierung und hoher Datenqualität. Der frontend-basierte Ansatz erlaubt eine schnelle Erfassung realer Abläufe ohne Eingriffe in bestehende Systeme. Im Migrationskontextbedeutet dies: geringeres Risiko, weniger Customizing, schnellere Umsetzung und saubere Zielprozesse.
Ausblick: Task Mining als Standard in Transformationsprojekten
Mit der zunehmenden Integration von künstlicher Intelligenz und Predictive Analytics entwickelt sich Task Mining zu einem strategischen Steuerungsinstrument. Unternehmen nutzen es nicht nur projektbezogen, sondern als kontinuierliche Grundlage für Prozessoptimierung, Automatisierung und digitale Governance.
Quellenverzeichnis
Gartner (2024): Market Guide for Process and Task Mining Tools. Gartner Research. Available at: https://www.gartner.com/en/documents/6403875.
Deloitte (2023): The Rise of Task Mining: Bridging Human Activity and Automation Insights. Deloitte Insights. Available at: https://www.deloitte.com/ch/en/services/consulting/perspectives/task-mining-to-generate-enterprise-value.html.
McKinsey & Company (2023): Unlocking Value in Large IT Transformations. Available at: https://www.mckinsey.com/capabilities/mckinsey-digital/our-insights.
van der Aalst, W.M.P. (2022): Process Mining and Beyond: Exploring Task-Level Behavior. Information Systems, 108.
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