Die besten Task-Mining-Tools im Jahr 2025 für Unternehmen und KMUs 

In seiner Studie „AI-Workplace 2025” warnt Microsoft vor einem permanenten „unendlichen Arbeitstag”, an dem Arbeit und Privatleben miteinander verschmelzen. Die unsichtbare Belastung besteht jedoch nicht nur in einer Überflutung mit E-Mails.

McKinsey schätzt, dass 60 % aller Berufe mindestens ein Drittel an Aufgaben umfassen, die bereits automatisiert werden könnten. Smartsheet hat herausgefunden, dass über 40 % der Arbeitnehmer ein Viertel ihrer Arbeitswoche mit sich wiederholenden manuellen Tätigkeiten verbringen. 

Kein Wunder, dass das Interesse an Automatisierungstools steigt. Um intelligent zu automatisieren, muss Task Mining die Notwendigkeit der Transparenz von Grund auf berücksichtigen. Task Mining zeigt, wie Arbeit tatsächlich mit verschiedenen Tools erledigt wird, anstatt nur zu protokollieren, wie Prozesse ablaufen.

In den folgenden Abschnitten finden Sie die besten Task-Mining-Tools des Jahres 2025 für Unternehmen und KMUs, bewertet nach ihrer tatsächlichen Wirkung, Datenschutz und Geschwindigkeit.

Auswahlkriterien: Worauf Sie bei Task-Mining-Software achten sollten

Stellen Sie sich für jedes Kriterium die entsprechende Frage in der rechten Spalte. Verwenden Sie diese kurze Checkliste: Wenn Sie jede Frage mit Ja beantworten können, haben Sie wahrscheinlich eine gute Übereinstimmung für das Task Mining gefunden.

Die 8 besten Task-Mining-Tools im Test 

Paxray: Am besten geeignet für leichtes, transparentes und konformes Task Mining

Am besten geeignet für: Teams, die Wert auf Datenschutz, schnelle Einblicke und exportierbare datengesteuerte Prozessabbildungen legen

Wichtigste Funktionen:

• Task Mining zeichnet Benutzeraktionen systemübergreifend auf und verknüpft sie mit Prozessdaten, um eine vollständige End-to-End-Transparenz zu gewährleisten.
• Durch Anonymisierung auf dem Gerät und erweiterte Pseudonymisierung wird sichergestellt, dass Daten niemals die lokale Umgebung verlassen (keine Screenshots oder Tastenanschläge werden erfasst).
• Einrichtung in weniger als einem Tag für Cloud, Frontend-basiert, ohne API- oder Backend-Systemintegration erforderlich.
• Schnelle Pilotierung mit minimalem IT-Aufwand.
• Flexible Bereitstellung als On-Premise- oder Private-Cloud-Lösung verfügbar. 
• Unterbrechungen können herausgefiltert werden, und eine erweiterte Prozessgruppierung isoliert Varianten.
• Schneller ROI, erschwinglicher Einstieg und keine Verpflichtung zu laufender Beratung.

So funktioniert es: Sie installieren einen leichtgewichtigen Agenten, der App-Übergänge und Tool-Wechsel lokal aufzeichnet und dabei Daten auf Benutzerebene anonymisiert. Die Task-Mining-Lösung von Paxray übersetzt diese in Prozessmodelle, bildet Engpässe ab und exportiert Workflows in BPMN. Aufgrund seines Local-First-Designs und seiner Datenschutzarchitektur ist es eines der konformsten Tools in Europa.

Vorteile:

• Schnellste Cloud-Bereitstellung (<1 Tag)
• Privacy-by-Design mit Anonymisierung auf dem Gerät
• Schnelle Pilotimplementierung mit minimalem IT-Aufwand
• Erschwinglich, schneller ROI

Nachteile:

• Weniger integrierte Konnektoren für tief verschachtelte Legacy-Systeme
• Weniger ideal für extrem große Unternehmens-Stacks

Celonis: Am besten geeignet für Unternehmen mit komplexen Altsystemen

Am besten geeignet für: Große Unternehmen, die eine durchgängige Transparenz von Prozessen und Aufgaben benötigen

Wichtigste Funktionen:

• Spezialisiert auf Ereignisprotokolle von ERP-/CRM-Systemen 
• Die Datenbankverarbeitung ist zentralisiert und die Benutzer-IDs sind pseudonymisiert.
• Deep Connectors und das Execution Management System (EMS) für aktive Prozesssteuerung.
• Die Implementierung dauert mehrere Monate und erfordert die Integration der API/Systeme.
• Komplexe Pilotprojekte können durch Integrationen auf Unternehmensebene durchgeführt werden.
• Begrenzte Flexibilität bei der Bereitstellung vor Ort, in der Hybrid Cloud und als SaaS.

So funktioniert es: Sie verbinden Aufgabenaufzeichnungen mit Daten auf Prozessebene und bilden so ab, wo manueller Aufwand und Ausnahmen auftreten. Celonis bietet detaillierte Ursachenanalysen und automatisierte Auslösemechanismen. Die Einrichtung erfordert IT-Unterstützung, aber sobald Celonis betriebsbereit ist, liefert es hochpräzise Erkenntnisse, die priorisierte Automatisierungen und Orchestrierungen vorantreiben.

Laut MIT liefern 95 % der KI- und Automatisierungs-Pilotprojekte keinen messbaren ROI, was auf zahlreiche Verbesserungsmöglichkeiten in den Prozessen hinweist. Dies unterstreicht die Notwendigkeit, vor einer Skalierung das Potenzial für Entdeckungen (durch Task Mining) zu identifizieren.

Vorteile:

• Unternehmensgerechte Governance und umfassende Analysen
• EMS für Prozessausführung und Auslöser von Maßnahmen
• Bietet gute KPI-Überwachung und Dashboards

Nachteile: 

• Langer Implementierungszyklus (Monate)
• Hohe Anfangsinvestition und IT-Abhängigkeit
• Auf Hauptsysteme beschränkt und funktioniert nicht so gut über verschiedene Systeme hinweg

Soroco Scout: Am besten geeignet für forschungsorientierte Aufgabenbeobachtungen

Am besten geeignet für: Teams, die vor der Automatisierung menschlich-digitale Arbeitsmuster untersuchen

Wichtigste Funktionen:

• Arbeitsdiagramme
• Verhaltensclusterung
• Zeitachsen auf Sitzungsebene

So funktioniert es: Soroco Scout nutzt Apps, um Verhalten zu beobachten, die kognitive Belastung zu messen und Übergaben zu verfolgen. Sie erhalten eine Visualisierung in Forschungsqualität, die verborgene Datenmuster der Zusammenarbeit hinsichtlich Aufwand und Interaktion zwischen Benutzern aufzeigt. Das Tool ist ideal, um zu verstehen, warum die Arbeit langsam vorangeht, bevor Automatisierungen eingerichtet werden.

Vorteile:

• Leistungsstarke Visualisierungen in Forschungsqualität
• Hybrid-Datenerfassung für Desktop und Web

Nachteile:

• Screenshots können Datenschutzbedenken aufwerfen
• Langsameres Handeln aufgrund komplexer Einrichtung

Mimica Miner: Am besten geeignet für die Prototypenentwicklung in der frühen Phase der Automatisierung

Am besten geeignet für: Teams, die Prototypen für Robotic Process Mining (RPA) und schnelle Proof-of-Concept-Automatisierungen entwickeln.

Wichtigste Funktionen:

• Schnelle Aufzeichnung
• Automatisierung mit Fokus auf sich wiederholende Aktionen
• Erkennung von Aufgabenvarianten
• Export von Prototyp-Skripten
• Pilotprojekte können schnell gestartet werden

So funktioniert es: Sie zeichnen sich wiederholende Aufgaben auf, Mimica Miner gruppiert Varianten und exportiert dann ausführbare Automatisierungs-Snippets für schnelle Tests. Das Programm ist auf Geschwindigkeit ausgelegt. Sie können innerhalb von Stunden statt Wochen einen Prototyp erfassen, analysieren und an RPA-Entwickler weitergeben.

Vorteile:

• Schnelle Umsetzung des Proof-of-Concept
• Geringe Lernkurve

Nachteile: 

• Begrenzte Unternehmensanalysen
• Screenshot-Aufnahmen können die Compliance beeinträchtigen

UiPath: Am besten geeignet für die Erfassung oberflächlicher Aufgaben

Am besten geeignet für: Teams, die bereits UiPath verwenden und eine schnelle Erfassung von Aufgaben wünschen.

Wichtigste Funktionen:

• Pipeline vom Recorder zum Studio für die direkte Erstellung von Automatisierungen
• Aktionsvorschläge und Explorer-Einblicke

So funktioniert es: Sie erstellen Screenshots von Benutzern und geben diese dann in UiPath ein, um eine Automatisierung zu erstellen. Es funktioniert gut innerhalb des UiPath-Ökosystems und eignet sich hervorragend, um einfache und sich wiederholende Aufgaben in kurzer Zeit zu automatisieren.

Vorteile:

• Enge RPA-Integration
• Schneller Weg von der Erfassung zum Bot

Nachteile:

• Die Erkenntnisse tendieren eher zu oberflächlichen Kennzahlen als zu einer tiefgreifenden Verhaltensmodellierung.

Automation Anywhere: Am besten geeignet für begrenzte Automatisierungserkennung

Am besten geeignet für: Unternehmen, die eine grundlegende Erkennung innerhalb eines Automation Anywhere-Stacks wünschen

Wichtigste Funktionen:

• Protokollierung von Desktop-Sitzungen und geführte Aufgabenermittlung
• Schneller Export zum Bot Creator
• Am besten geeignet für die Identifizierung von Automatisierungsmöglichkeiten in kleinen Bereichen

So funktioniert es: Automation Anywhere umfasst den Einsatz von schlanken Erfassungsagenten, die automatisierungsfähige Schritte erkennen und in den Bot-Builder eingeben. Das Tool identifiziert gängige Kandidaten und wandelt sie in einer vertrauten Umgebung in Bots um.

Vorteile:

• Native AAI-Integration
• Einfache, geführte Erkundung

Nachteile:

• Die analytische Tiefe ist im Vergleich zu spezialisierten Anbietern von Task-Mining-Lösungen begrenzt.

Skan.ai: Am besten geeignet für experimentelle, KI-gestützte Einblicke in Aufgaben

Am besten geeignet für: Teams, die an der Innovation von KI für digitale Arbeit arbeiten

Wichtigste Funktionen:

• Die Erfassung von Desktop- und Benutzerinteraktionen im Task-Mining-Tool basiert auf KI.
• Keine Anonymisierung auf dem Gerät und weniger Pseudonymisierungsoptionen.
• In wenigen Wochen implementiert.
• Unterstützt On-Premise- und Private-Cloud-Bereitstellungen.
• Verwendet KI + Computer Vision zur Modellierung von Verhaltensabläufen.

So funktioniert es: Skan.ai ist ein auf Bildverarbeitung und maschinellem Lernen basierender Modell-Workflow ohne aufwendige Instrumentierung. Sie erhalten dynamisch wechselnde Heatmaps und Musterprognosen, die nicht offensichtliche Engpässe aufdecken. Dies erleichtert Teams, die KI-gestützte Erkenntnisse testen, die Vorhersage.

Vorteile:

• Fortschrittliche KI-Modellierung und adaptive Heatmaps

Nachteile:

• Datenschutzbeschränkungen aufgrund fehlender Anonymisierung
• Die Genauigkeit hängt von der Datenqualität ab

Microsoft Power Automate: Am besten geeignet für Automatisierungen im Microsoft-Ökosystem

Am besten geeignet für: Microsoft 365-Organisationen, die native Erkennungs- und Flussvorschläge suchen

Wichtigste Funktionen:

• Task-Mining-Tool mit Automatisierung in der Microsoft-Umgebung
• Zeichnet Screenshots und Tastatureingaben auf (begrenzte Anonymisierung)
• Erfordert Browser-Plug-ins (Edge/Chrome) für die Erfassung
• Cloud-first, begrenzte Verfügbarkeit vor Ort
• Automatisierungen können direkt in Power Automate erstellt werden

So funktioniert es: Sie verwenden Microsoft Power Automate, um Telemetriedaten in Teams, Excel und Dynamics zu integrieren, um sich wiederholende Muster zu erkennen und vorgeschlagene Abläufe zu erhalten. Wenn Ihr Unternehmen Microsoft-orientiert ist, werden Sie die sofortige Benutzerfreundlichkeit, Governance und einfache Bereitstellung in Power Automate zu schätzen wissen.

Vorteile:

• Native Stack-Anpassung
• Einfache Governance

Nachteile: 

• Weniger differenzierte Analyse als Spezialwerkzeuge

Task Mining Vergleichstabelle: Stärken und Schwächen auf einen Blick

Welches Tool passt am besten zu Ihrem Unternehmen?

Wenn Ihnen die Zuordnung von Aufgaben wie Rätselraten vorkommt, fangen Sie klein an. Überlassen Sie die Suche dem Task Mining. Das „beste“ Task-Mining-Tool hängt davon ab, was Sie am meisten benötigen: Geschwindigkeit, Datenschutz oder Tiefe.

Wenn Sie noch keine Erfahrung mit Task Mining haben, beginnen Sie hier: Paxray sorgt für sofortige Klarheit – einfach zu implementieren, Datenschutz an erster Stelle und vom ersten Tag an vollständig transparent. Wenn Sie die Automatisierung skalieren und eine kontinuierliche Verbesserung anstreben, wächst Paxray mit Ihnen mit – von schnellen Pilotprojekten bis hin zu unternehmensweiten Erkenntnissen ohne zusätzliche Komplexität.

Es wurde für Teams entwickelt, die Wert auf Vertrauen und Transparenz legen, und verwandelt die tägliche Arbeit in nur wenigen Stunden statt Monaten in umsetzbare Prozessintelligenz.

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