Nachdem wir tausende von Arbeitsabläufen in verschiedenen Unternehmen beobachtet haben, ist uns ein kostspieliges Muster aufgefallen: Teams verlassen sich bei der Optimierung von Prozessen auf ihr Bauchgefühl oder vereinzelte Berichte, übersehen dabei jedoch versteckte Ineffizienzen, die die Produktivität beeinträchtigen.
Die manuelle Prozessanalyse ist oft der Grund, warum gute Abläufe scheitern. Beispielsweise investiert Ihr Team Wochen in die Erstellung eines „Standard“-Workflows für die Rechnungsfreigabe, nur um später festzustellen, dass die Mitarbeiter sechs zusätzliche Klicks in Excel benötigen, um die Daten korrekt zu formatieren. Multiplizieren Sie das mit hunderten von Mitarbeitenden, und Sie verlieren Stunden, von denen Sie nicht einmal wussten, dass Sie sie verlieren.
Das eigentliche Problem besteht darin, zu verstehen, was tatsächlich in der täglichen Arbeit passiert.
Hier kommt Task Mining ins Spiel. Es untersucht Ihre Geschäftsabläufe minutiös und geht dabei auf die kleinsten Details, Klicks, Wartezeiten und Kopier-Einfüge-Schleifen ein, die jede Woche unbemerkt Stunden verschlingen.
Im Grunde genommen beobachten Sie jede Aufgabe Frame für Frame. Sie sehen genau, wie ein Dokument erstellt wird, wer es bearbeitet, wie lange jeder Schritt dauert und welche Änderungen dabei vorgenommen werden.
In diesem Blog gehen wir auf folgende Themen ein:
Am Ende beantworten Sie folgende Fragen: Sollte ich in Task Mining investieren? Und noch wichtiger: Wo werde ich damit die größten Gewinne erzielen?
Task Mining beobachtet, wie Arbeit tatsächlich erledigt wird, indem es die Tastenanschläge, Mausklicks und Dateneingaben erfasst, die Mitarbeiter Tag für Tag vornehmen. Diese Mining-Technik zeigt, wie Aufgaben tatsächlich erledigt werden, anstatt einer Prozessdokumentversion zu folgen.
Laut Gartner Peer Insights „erfassen Task-Mining-Tools einfache Benutzerinteraktionen wie Klicks und Tastenanschläge und wenden dann Technologien wie OCR und NLP an, um umsetzbare Erkenntnisse zu gewinnen“.
Es umfasst intelligente Technologiefunktionen wie OCR (zum Lesen von Bildschirmtext), NLP (zum Verstehen des Kontexts) und maschinelles Lernen (zum Erkennen von Mustern). Das Ergebnis ist mehr als nur Rohdaten. Sie erhalten Einblicke, wo die Arbeit verlangsamt wird, wo Umwege gemacht werden und welche Schritte optimiert oder automatisiert werden können.
Anstatt nur zu wissen, „wie lange ein Genehmigungsprozess dauert“, können Sie sehen:
Das Ergebnis sind anschauliche und leicht verständliche Aufgabenabläufe, Heatmaps und Dashboards, die Ineffizienzen, Engpässe und wiederholte Arbeiten aufzeigen. Führungskräften bietet es eine faktenbasierte Möglichkeit zu reagieren:
Kurz gesagt: Task Mining schließt die Lücke zwischen der vorgesehenen und der tatsächlichen Prozessabwicklung bis hinunter auf die Ebene der einzelnen Mitarbeiter.
Task Mining funktioniert wie folgt:
Zunächst werden mithilfe von Lightweight Agents die Interaktionshistorien der Benutzer auf den Arbeitsplätzen der Mitarbeiter erfasst. Zu den wichtigsten Erfassungen gehören:
Dies läuft in Echtzeit und soll den Benutzern die tatsächliche Ausführung von Aufgaben zeigen.
Im zweiten Schritt werden Ihre Daten für die Analyse vorbereitet, indem:
Mit bereinigten Daten suchen Algorithmen nach aussagekräftigen Mustern:
Dies hilft Ihnen, Abweichungen, redundante Schritte und Möglichkeiten zur Prozessverbesserung zu identifizieren.
Die Analyse wird in leicht verständliche Grafiken wie Flussdiagramme, Heatmaps und Dashboards umgewandelt, sodass die Beteiligten komplexe Aufgabenstrukturen schnell erfassen und Problemstellen lokalisieren können.
Schließlich schlägt das System konkrete nächste Schritte vor, wie zum Beispiel:
Für mittelständische Unternehmen hat Task Mining die größte Wirkung. Große Unternehmen können Geld für Berater und Automatisierungsprojekte ausgeben, kleinere Start-ups können sich schnell umorientieren, ohne sich mit alten Prozessen herumschlagen zu müssen. Aber mittelständische Unternehmen? Sie befinden sich in einer schwierigen Lage: Sie sind groß genug, um die Auswirkungen von Ineffizienzen zu spüren, aber dennoch so schlank, dass verschwendete Arbeitsstunden sich stark auf das Geschäftsergebnis auswirken.
Nehmen wir zum Beispiel ein 40-köpfiges Finanzteam, das Rechnungen bearbeitet. Wenn jeder Mitarbeiter täglich 10 Minuten zusätzlich damit verbringt, sich mit schlecht konzipierten Software-Eigenheiten herumzuschlagen, sind das 400 Minuten Verlust pro Tag. Das sind mehr als 130 Stunden pro Monat, was im Grunde genommen dem Verlust eines zusätzlichen Mitarbeiters durch Routinearbeiten entspricht. Task Mining deckt versteckte Lücken auf, sodass Führungskräfte genau sehen können, wo Zeit verloren geht, und diese Lücken schließen können.
Durch die Aufzeichnung der tatsächlichen Benutzeraktionen werden Ihnen unnötige Tastenanschläge, redundante Kopier- und Einfügevorgänge oder umständliche Systemwechsel bewusst. Plötzlich werden diese „kleinen“ Ineffizienzen, wie das Wechseln zwischen drei Systemen, um dieselben Daten einzugeben, zu sichtbaren Zielen, die es zu beseitigen gilt.
Haben Sie schon einmal einen „perfekten Arbeitsablauf“ entworfen, nur um dann festzustellen, dass die Realität chaotischer ist? Task Mining gibt Ihnen Einblick in die tatsächliche Abwicklung von Aufgaben: alle Umwege, Hin- und Her-Bewegungen, Pannen und Verzögerungen. Sie verlassen sich nicht mehr auf Ihr „Bauchgefühl“ oder die Theorie anderer, sondern nehmen Änderungen auf der Grundlage dessen vor, was die Menschen sagen.
Mitarbeiter hassen es, einfache und geringwertige Aufgaben zu erledigen, wodurch ihre Produktivität sinkt. Warum? Mitarbeiter hassen es, Stunden mit Kopieren und Einfügen zu verbringen oder mit umständlichen Systemen zu arbeiten. Wenn Sie sie von solchen Aufgaben befreien, können sie sich auf das Wesentliche konzentrieren.
Ein Bericht von Harvard Business Review Analytic Services bestätigt, dass die Digitalisierung von Arbeitsabläufen Fehler reduziert und die Zufriedenheit von Mitarbeitern und Kunden deutlich verbessert.
Je mehr zusätzliche Klicks oder Übergaben Ihr Team ausführen muss, desto mehr Geld verschwenden Sie. Task Mining identifiziert ineffiziente Bereiche, bereinigt sie, beseitigt Verschwendung und verwaltet Ihre Ressourcen besser.
Task Mining bietet Protokolle darüber, was tatsächlich geschieht, und belegt damit die Einhaltung von Prozessen, das Bestehen von Audits oder die Einhaltung von Standards. Dies sorgt für mehr Vertrauen und Konsistenz.
Sie möchten keine Bots oder Tools auf wackeligen Beinen aufbauen. Task Mining identifiziert sich wiederholende, regelbasierte und hochfrequente Aufgaben und automatisiert nur diese. Sie investieren in die Automatisierung der richtigen Prozesse, unabhängig von deren Schwierigkeitsgrad.
Die meisten Automatisierungsprojekte scheitern, weil sie auf wackeligen Beinen stehen. Unternehmen stürzen sich in die Entwicklung von Bots, nur um dann festzustellen, dass die zugrunde liegenden Prozesse inkonsistent, chaotisch oder gar nicht automatisierungswürdig sind. Task Mining bringt hier eine Veränderung.
Indem es die tatsächliche Art und Weise erfasst, wie Aufgaben ausgeführt werden – jeden Klick, jedes Kopieren und Einfügen und jede Verzögerung –, zeigt es auf, welche Schritte sich wiederholen, stabil und regelbasiert sind. Diese sind die besten Kandidaten für die Automatisierung. Es zeigt auf, wo menschliches Urteilsvermögen entscheidend ist, und verhindert, dass Sie unnötig Energie in die Automatisierung von Prozessen verschwenden, die nicht automatisiert werden sollten.
Der AI-Bericht 2025 von McKinsey hebt hervor, dass Unternehmen, die Automatisierung auf der Grundlage genauer Prozessdaten priorisieren, einen höheren ROI und eine bessere Skalierbarkeit erzielen als solche, die sich auf Annahmen stützen.
Dadurch vermeiden Sie kurzlebige Lösungen und bauen eine Automatisierungspipeline auf, die Bestand hat. Anstatt Bots zusammenzuflicken, die bei jeder Prozessänderung kaputtgehen, erstellen Sie einen nachhaltigen und skalierbaren Fahrplan für die Automatisierung. Dieser Prozess liefert Ihnen die Daten, um zuerst zu rationalisieren, dann zu automatisieren und schließlich mit Zuversicht zu wachsen.
Beispielsweise nutzte eine globale Bank Task Mining, bevor sie RPA in ihrem Kreditorenbuchhaltungsprozess einführte. Dabei stellte sie fest, dass die Mitarbeiter fast 25 % ihrer Zeit damit verbrachten, Rechnungen vor der Genehmigung in Excel neu zu formatieren. Indem sie sich zunächst darauf konzentrierten, reduzierten sie die Bearbeitungszeit und konnten sich dann auf die Automatisierung konzentrieren.
Task Mining zoomt heran, Process Mining zoomt heraus. Ersteres zeichnet die Tastenanschläge, Klicks und Bildschirmaktivitäten der Mitarbeiter auf und zeigt so, wie Abläufe in der Praxis ausgeführt werden.
Letzteres hingegen untersucht das Ereignisprotokoll von Geschäftssystemen (ERP, CRM usw.), um komplette Arbeitsabläufe bis zum Ende zu verfolgen.
Task Mining und Process Mining ergänzen sich. Das eine liefert ein Gesamtbild, das andere zeigt die Details.
Task Mining eignet sich, wenn Sie kleinere, wiederkehrende Probleme beheben möchten, wie z. B. das Kopieren und Einfügen zwischen Systemen, die manuelle Dateneingabe oder endlose Klicks. Process Mining bietet Ihnen eine End-to-End-Perspektive des Order-to-Cash- oder Procure-to-Pay-Prozesses.
Die meisten Unternehmen erkennen jedoch den wahren Wert in der Kombination beider Ansätze. Beginnen Sie mit Process Mining, um die Probleme zu erkennen, und gehen Sie dann mit Task Mining ins Detail, um die Ursache aufzudecken.
Nehmen wir als Beispiel die Kreditorenbuchhaltung. Process Mining könnte zeigen, dass Genehmigungen den Arbeitsablauf verlangsamen. Task Mining deckt auf, dass Mitarbeiter zwischen ERP und Excel hin- und herwechseln, PDFs neu formatieren und Daten manuell eingeben. Zusammengenommen erhalten Sie sowohl das „Wo” als auch das „Warum”, und diese Klarheit führt zu echten Veränderungen.
| Situation | Nutzung von Task Mining | Nutzung von Process Mining | Kombination beider Technologien |
| Sie möchten sich wiederholende, manuelle Arbeiten innerhalb von Aufgaben (Dateneingabe, Formatierung, Wechseln zwischen Tools) optimieren. | ✅ | ❌ | Prozess-Mining zeigt, wo im Gesamtablauf die Verzögerung auftritt, und Aufgaben-Mining zeigt, warum. |
| Sie müssen End-to-End-Abläufe sehen, z. B. Order-to-Cash, Procure-to-Pay oder die Customer Journey vom ersten Kontakt bis zur Lösung. | ❌ | ✅ | Um sowohl den übergeordneten Weg als auch die detaillierten Reibungen innerhalb jedes Schrittes zu verstehen. |
Die folgende Tabelle zeigt, wie sich Process Mining von Task Mining unterscheidet:
| Funktion | Task Mining | Process Mining |
| Fokus | Konzentriert sich auf die individuellen Arbeitsaufgaben der Mitarbeiter (Tastenanschläge/Klicks/Dateneingabe). | Konzentriert sich auf durchgängige Arbeitsabläufe über Systeme und Abteilungen hinweg. |
| Datenquelle | Benutzerinteraktionsdaten von Desktops und Apps (Tastenanschläge, Mausklicks, Bildschirmaktivitäten). | Ereignisprotokolle und Systemdaten (ERP, CRM, HR-Systeme usw.). |
| Perspektive | Mikroskop. Detaillierte Aktionen auf menschlicher Ebene. | Karte. Prozessabläufe auf hoher Ebene. |
| Am besten für | Erfassung von Ineffizienzen auf Aufgabenebene, Automatisierung von Aufgaben (RPA). | Die gesamten Prozesse abbilden, Engpässe identifizieren und Compliance sicherstellen. |
| Output | Aufgabenabläufe, Heatmaps und Dashboards der Benutzeraktionen. | Prozessmodelle, visuelle Arbeitsabläufe, Leistungskennzahlen. |
| Komplementäre Stärke | Erklärt die Gründe für Engpässe (zusätzliche Klicks, Umwege, Nacharbeit). | Zeigt, wo im Gesamtprozess Engpässe auftreten. |
| Beispiel für einen Anwendungsfall | Die Erkenntnis, dass Mitarbeiter 10 Minuten damit verbringen, Rechnungen in Excel neu zu formatieren, bevor sie hochgeladen werden. | Aufdeckung, dass die Genehmigung von Rechnungen aufgrund mehrerer Übergaben zwischen Managern 5 Tage dauert. |
Paxray wurde für mittelständische Unternehmen entwickelt, die ohne lange Bereitstellungszyklen umsetzbare Erkenntnisse gewinnen möchten. Das Tool ist innerhalb eines Tages einsatzbereit und damit eines der am schnellsten zu implementierenden Tools. Die Plattform erfasst die Arbeit in allen Anwendungen, einschließlich ERP-Systemen, benutzerdefinierten Tools, Excel und Browser-Software. Der Grund, warum sich führende Unternehmen für Paxray entscheiden, ist dessen Fokus auf Datenschutz. Es erfasst weder Bildschirme noch Tastenanschläge, und das Tool anonymisiert und verschlüsselt alle Informationen. Die Verarbeitung erfolgt entweder in einer Cloud-Umgebung oder auf einem vollständig lokalen System, was es für Unternehmen attraktiv macht, die in regulierten Branchen tätig sind.
UiPath ist ein führender Anbieter im Bereich der robotergestützten Prozessautomatisierung, was sich auch in seiner Task-Mining-Lösung widerspiegelt. Die Tools konzentrieren sich auf die Erfassung von Daten und Benutzerinteraktionen sowie die Identifizierung von Aufgaben, die automatisiert werden können. Das Tool ist ein integraler Bestandteil der UiPath-Automatisierungssuite und daher eine logische Wahl für Unternehmen, die bereits UiPath einsetzen.
Skan AI wurde entwickelt, um Störungen während der Bereitstellung zu minimieren. Es nutzt Computer Vision und maschinelles Lernen, um Benutzerinteraktionen über Anwendungen hinweg zu überwachen, und hilft Unternehmen so, einen detaillierten Überblick über Arbeitsmuster zu erhalten, ohne dass dafür groß angelegte IT-Projekte erforderlich sind.
Process Advisor gehört zur Power Automate-Familie von Microsoft und ist somit ein praktischer Einstiegspunkt für diejenigen, die bereits Teil des Microsoft-Ökosystems sind. Es ermöglicht Benutzern, ihre Arbeit und ihren Arbeitsablauf zu protokollieren und zu visualisieren und Engpässe aufzudecken. Das Tool erkennt redundante Aufgaben und Bereiche, in denen Automatisierung die größte Wirkung erzielen kann.
Mimica identifiziert sich wiederholende Aufgaben, die sich gut für die Automatisierung eignen. Das Tool protokolliert Benutzerinteraktionen, nutzt maschinelles Lernen zur Erkennung von Mustern und generiert automatisch Prozesskarten. Mimica minimiert den Arbeitsaufwand für die Identifizierung von Automatisierungsmöglichkeiten. Die Automatisierung der Erkennungsphase hilft Teams, den Entwurfs- und Implementierungsprozess der robotergestützten Prozessautomatisierung zu beschleunigen.
Paxray konzentriert sich auf die Bedürfnisse mittelständischer Unternehmen, die schnelle Einblicke, erschwingliche Preise und vollständiges Vertrauen in den Datenschutz wünschen. So fügt es sich in den Markt ein:
Es gibt zwei Möglichkeiten, Geschäftsprozesse zu verstehen: über Systeme oder über Menschen. Process Mining verfolgt den Systemansatz. Es verfolgt Fälle, wie z. B. Bestellungen, über Systemprotokolle, um den gesamten Ablauf darzustellen. Damit lässt sich zwar feststellen, wo Probleme auftreten, aber nicht warum.
Task Mining konzentriert sich auf die Perspektive der Mitarbeiter. Die Analyse grundlegender Benutzerinteraktionen während der Prozessausführung zeigt, wie Aufgaben tatsächlich ausgeführt werden. Dadurch erhalten Führungskräfte ein klares Verständnis dafür, wo operatives Potenzial liegt und warum Ineffizienzen bestehen.
Prozess-Mining-Projekte erfordern oft monatelange Vorbereitungen, um Ereignisdaten zu bereinigen und zu harmonisieren. Die Kosten können schnell auf sechs- oder siebenstellige Beträge steigen. Paxray Task Mining dient der direkten Datenerfassung, wodurch aufwendige Integrationsarbeiten entfallen. Die Projekte dauern in der Regel nur wenige Wochen und bleiben im Rahmen Ihres Budgets.
Prozess-Mining hängt stark von der Qualität der Systemprotokolle ab, die variieren und sogar Projekte zum Scheitern bringen können. Task-Mining vermeidet dieses Risiko, indem es Benutzeraktionen direkt über alle Anwendungen hinweg erfasst. Das Ergebnis sind konsistente, unabhängige Daten von zuverlässiger Qualität.
Paxray ist innerhalb eines Tages einsatzbereit. Es besteht keine Notwendigkeit zu warten, bis Teams den Wert langfristiger Integrationsprojekte erkennen können. Die Dashboards und Prozesskarten sind für Geschäftsanwender und technische Experten gedacht. Dadurch sind die Erkenntnisse leicht verständlich.
Paxray wurde in Zusammenarbeit mit europäischen Datenschutzexperten entwickelt und ist DSGVO-konform. Es werden keine sensiblen Daten wie Screenshots oder Tastenanschlagprotokolle aufgezeichnet. Alle Daten zu Aktivitäten werden anonymisiert und verschlüsselt, wodurch sich die Mitarbeiter sicher fühlen und die Hindernisse für die Einführung minimiert werden.
Im Gegensatz zu schwerfälligen Unternehmensplattformen hält Paxray die Kosten überschaubar und die Funktionen fokussiert. Es identifiziert manuelle Workarounds, plant ERP-Migrationen und automatisiert Projekte mit einem klaren ROI. Das Ergebnis ist eine Lösung, die Wirkung zeigt, ohne zusätzliche Komplexität zu verursachen.
Task Mining untersucht die Aktionen der Benutzer (z. B. Klicks, Tastenanschläge), während Process Mining End-to-End-Workflows aus Systemprotokollen rekonstruiert.
Paxray ist aufgrund seiner Benutzerfreundlichkeit, Erschwinglichkeit und vollständigen DSGVO-Konformität eine gute Wahl für mittelständische Unternehmen.
Process Mining berücksichtigt keine manuellen Schritte und Workarounds, die nur mit Task Mining identifiziert werden können. Process Mining berücksichtigt keine manuellen Schritte und Workarounds, die nur mit Task Mining identifiziert werden können.
Verwenden Sie Task-Mining-Tools, um sich wiederholende Aufgaben zu identifizieren und zu erfassen, Ineffizienzen aufzudecken und diese anhand des ROI zu priorisieren.
Task-Mining-Plattformen wie Paxray bieten direkten Einblick in die Aktivitäten der Nutzer.
Task Mining bietet einen Einblick in die Arbeitsweise Ihrer Mitarbeiter. Sie treffen Entscheidungen nicht mehr aufgrund von Bauchgefühl oder Prozessdiagrammen, sondern können jeden Schritt, jeden Klick und jeden unbekannten Pfad nachvollziehen.
Diese Transparenz beseitigt unproduktive Arbeitsabläufe, steigert die Zufriedenheit Ihrer Mitarbeiter und schafft eine bessere Grundlage für die Automatisierung.
Für mittelständische Unternehmen ist der Nutzen enorm, da Sie Ineffizienzen erkennen, die sich auf die Produktivität auswirken und bei herkömmlichem Process Mining nicht sichtbar sind. Sie optimieren Finanzprozesse, verbessern Ihren IT-Support und sind besser auf eine ERP-Migration vorbereitet. Dies hilft Ihnen, bessere Entscheidungen darüber zu treffen, wo Sie Ihre Zeit, Energie und Automatisierung einsetzen.
Möchten Sie die versteckten Ineffizienzen in Ihren Arbeitsabläufen erkennen? Buchen Sie eine Demo, um zu erfahren, wie Paxray Ihnen helfen kann.
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Man sagt, wenn Sie wissen wollen, wie chaotisch Ihr Unternehmen ist, sollten Sie niemals die Bilanz überprüfen! Beobachten Sie, wie lange Steve aus der Buchhaltung braucht, um die richtige Registerkarte in der Tabelle zu finden. Das ist das Problem, das Task Mining und Process Mining zu lösen versuchen. Sie beseitigen die tägliche Unübersichtlichkeit von Prozessen,
Mehr erfahrenThe first time to really understand the workflows behind your own processes. Have you ever wondered what the limitations of process mining are? Have you ever questioned the level of detail that Process Mining (PM) analyses represent? Well say, questions I have never thought about before – why should I? After we developed the first
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