So läuft ein Task Mining Projekt ab: Von der Idee zu messbaren Verbesserungen
Julia
Task Mining Lösungen sind kein klassischer Software-Rollout, sondern ein strukturiertes Verbesserungsprojekt. Ein klarer Ablauf ist entscheidend, um Transparenz, Akzeptanz und belastbare Ergebnisse zu erzielen. Dieser Artikel erklärt Schritt für Schritt, wie ein typisches Task-Mining-Projekt mit Paxray abläuft – von der Zieldefinition über Datenschutz und Datenerhebung bis hin zu Analyse, Maßnahmen und Umsetzung.
Die Phasen eines Task-Mining-Projekts
Ein Task-Mining-Projekt folgt bei Paxray einer klaren Phasenlogik: Setup, Recording, Analyse und Maßnahmen. Diese Struktur sorgt dafür, dass alle Beteiligten wissen, was wann passiert, welche Rollen notwendig sind und welche Ergebnisse erwartet werden.
Der Ablauf eines Task Mining Projekts bei Paxray
Phase 1: Use-Case-Workshop und Zieldefinition
Zu Beginn steht ein Use-Case-Workshop. Gemeinsam werden Ziele, Scope, zentrale Fragestellungen, Verantwortlichkeiten und der Zeitplan definiert. Typische Fragen sind etwa: Welche Prozesse sollen untersucht werden? Geht es um Effizienz, Automatisierung, Qualität oder Kosten? Dieser Schritt legt das Fundament für den gesamten Projekterfolg.
Phase 2: Abstimmung mit IT, Datenschutz und Betriebsrat
Frühzeitige Abstimmung mit IT, Datenschutz und Betriebsrat ist entscheidend. Dabei werden technische Rahmenbedingungen, DSGVO-Anforderungen und Betriebsratsfragen geklärt. Paxray unterstützt sowohl Cloud- als auch On-Premise-Betrieb und ist DSGVO-konform by design, was diese Phase deutlich vereinfacht.
Phase 3: Mitarbeiter-Workshop und Kommunikation
Akzeptanz ist ein zentraler Erfolgsfaktor. In einem Mitarbeiter-Workshop wird offen erklärt, welchen Zweck das Projekt verfolgt, wie Task Mining funktioniert und was bewusst nicht erfasst wird. Transparenz schafft Vertrauen und erhöht die Bereitschaft zur aktiven Mitwirkung.
Phase 4: Installation, Training und Testlauf
Nach der organisatorischen Vorbereitung erfolgt die technische Umsetzung. Die Software wird ausgerollt und ein Idealprozess einmal durchgeführt, um den Aufnahmebaustein zu trainieren. Anschließend erkennt Paxray den Prozess und seine Varianten automatisch.
Phase 5: Datenaufnahme im Arbeitsalltag
Über einen definierten Zeitraum werden reale Arbeitsabläufe anonymisiert aufgezeichnet. Für Mitarbeitende entsteht kein Mehraufwand. Erfasst werden Prozessvarianten, Systempfade, manuelle Tätigkeiten, Engpässe und Zeitfresser. So entsteht ein objektives Abbild der gelebten Prozesse (van der Aalst, 2022).
Phase 6: Analyse und Aufbereitung der Ergebnisse
Die aufgezeichneten Daten werden strukturiert ausgewertet. Ergebnisse sind unter anderem BPMN-Modelle, Zeit- und Variantenanalysen sowie klar identifizierte Effizienz- und Automatisierungspotenziale.
Phase 7: Ergebnis-Workshop und Maßnahmenplanung
In einem gemeinsamen Workshop werden die Ergebnisse interpretiert und priorisiert. Dabei werden Quick Wins von strukturellen Maßnahmen unterschieden. Das Ergebnis ist ein priorisierter Maßnahmenplan mit klarer Entscheidungsgrundlage.
Phase 8: Umsetzung und Verstetigung
Die definierten Maßnahmen werden umgesetzt – intern oder mit Partnern. Typische Maßnahmen sind Prozessvereinfachungen, Trainings, Schnittstellenanpassungen sowie RPA- oder KI-Automatisierungen. Durch erneute Messung lassen sich Erfolge transparent belegen.
Fazit
Ein Task-Mining-Projekt funktioniert dann besonders gut, wenn es strukturiert, transparent und datenbasiert durchgeführt wird. Der klare Projektablauf von Paxray sorgt für Akzeptanz, belastbare Ergebnisse und nachhaltige Prozessverbesserung.
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