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Kein Integrationsaufwand. Kein Coding. In 1 Tag live.

Prozesse sichtbar machen. Automatisieren, was sich lohnt.

Paxray durchleuchtet Ihre digitalen Prozesse über Tools, Teams und Systeme hinweg – mit Task Mining. Erkennen Sie Engpässe, beseitigen Sie Ineffizienzen und automatisieren Sie, was wirklich zählt – in Tagen, nicht Monaten.

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Sie wollen automatisieren und KI nutzen –
aber wo sollen Sie anfangen?

Die größten Effizienzpotenziale verstecken sich in den Medienbrüchen zwischen den Systemen.

Interviews und Workshops

Aufwendige Gespräche mit Mitarbeitenden, um zu dokumentieren, wie Prozesse durchgeführt werden.

❌ Aufwendig – Mitarbeitende werden aus dem Tagesgeschäft gezogen.
❌ Subjektiv – basiert auf Erinnerungen und persönlicher Wahrnehmung.
❌ Unvollständig – wichtige Details und Ausnahmen werden oft vergessen.
❌ Keine datenbasierte Grundlage zur Priorisierung von Prozessverbesserungen.

Process Mining

Analysiert System-Event-Logs aus zentralen Plattformen wie ERP- oder CRM-Systemen.

❌ Beschränkt - Nur Kernsysteme wie SAP, Salesforce etc sichtbar.
❌ Unvollständig - Medienbrüche, Custom Apps und Tools wie Excel werden nicht erfasst.
❌ Basiert auf Event-Logs – Kein Blick auf reales Benutzerverhalten und manuelle Schritte.
❌ Aufwendiges Setup – benötigt Systemintegrationen, Konnektoren und Datamapping.

Task Mining von Paxray

Erfasst reale Arbeitsabläufe automatisch – direkt aus Nutzersicht und ohne blinde Flecken.

✅ Deckt alle Systeme ab — Kernsysteme, Eigenentwicklungen & Tools wie Excel.
✅ Zeigt echte Workflows — inklusive App-Wechseln, Copy-Paste & Medienbrüchen.
✅ Schnell einsatzbereit — keine APIs oder Systemintegrationen notwendig.
✅ Macht Varianten, Ausnahmen & versteckte Ineffizienzen sichtbar.

Paxray hat uns gezeigt, wo und wie sich Optimierungen in unseren Teams lohnen, um bestmöglich zu priorisieren. Wir waren bereits gut unterwegs, können nun aber gezielt in einigen Bereichen nochmal bis zu 40% effizienter werden.

Michael Neumann
Geschäftsführer, NETZSCH Business Services GmbH

Paxray zeigt wie Arbeitsprozesse wirklich ablaufen - und schafft die Datenbasis für Optimierung, Automatisierung und KI.

Starten Sie jetzt Ihre datengestützte Optimierung.

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Was unsere Kunden an uns schätzen:

"Paxray hat gezeigt, wo wir als Team wirklich Zeit verlieren. Beim Rechnungsprozess etwa: Vorher 12 min aufgrund notwendiger Anpassungen bei der Rechnungserstellung, jetzt nur noch 2 min. Das damit belegte Potenzial hatte auch unser Management von einer Umsetzung überzeugt."

Galina Makus
Team Lead Debitorenbuchhaltung,
CONSILIO GmbH

"Wir waren beeindruckt, wie schnell Paxray bei mehreren hunderten von Mitarbeitern über Ländergrenzen hinweg einsatzbereit war. Damit haben wir uns vor der S4-Migration zahllose Interviews gespart und gelebte Prozesse endlich auch systemübergreifend verstanden."

Steffen Liedmeyer
IT Team Lead Process Optimization,
apetito AG

"Paxray hat uns geholfen Lücken in unseren Prozessen bzw. Zeitdiebe aufzudecken, die uns nur mit hohem manuellem Aufwand aufgefallen wären. Beeindruckend dabei, wie schnell Vertrauen aufgebaut werden konnte mit der Maßgabe effektiver zu werden. Die sensible Herangehensweise seitens Paxray und die Transparenz ab der ersten Minute haben dabei extrem geholfen!”

Sascha Ebert
Head of Business Unit IT,
KOMSA AG
Kostenfreies Whitepaper

Prozess Analyse 2.0

70%

aller Prozessoptimierungen scheitern - und wie es durch Task Mining besser gelingt.

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Sehen Sie im Video, wie Paxray funktioniert

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So funktioniert Task Mining mit Paxray

Paxray erfasst reale Prozesse – ohne API-Anbindungen, ohne Integrationen, vollständig anonymisiert.

Installieren & Messen

Paxray wird als schlanker Client installiert, der im Hintergrund läuft. Es erfasst Arbeitsabläufe auf Task-Ebene – wie Klicks, geöffnete Tools oder Wechsel zwischen Anwendungen –vollständig anonymisiert und ohne Screenshots, Tastatureingaben oder persönliche Inhalte.

Prozesse mappen & Analysieren

Die erfassten Daten fließen in die Paxray Analytics Engine. Dort rekonstruieren fortschrittliche Algorithmen und KI die tatsächlichen Ende-zu-Ende-Workflows, indem sie tausende von Einzelschritten zu klaren Prozesspfaden zusammenfügen. Sie erhalten visuelle Prozesskarten (exportierbar nach BPMN 2.0), Dashboards mit Performance-Kennzahlen sowie Variantenübersichten – inklusive Abzweigungen, Verzögerungen und Abweichungen.

Optimieren & Verbessern

Mit voller Transparenz erkennen Sie Engpässe, Ineffizienzen und Automatisierungspotenziale – alles basierend auf Realdaten. Paxray hilft Ihnen, manuelle Arbeit zu reduzieren, RPA-Bots einzusetzen oder Arbeitsabläufe neu zu gestalten, indem es Ihnen zeigt, was zuerst behoben werden muss und wie Sie die Auswirkungen messen können. Sie können auch bestimmte Objekte – wie Auftragsnummern oder Fall-IDs – systemübergreifend verfolgen, um zu sehen, wo Prozesse stocken oder Fehler auftreten.

So hilft Paxray Kunden, ihre Effizienz zu steigern

Automatisieren Sie Prozesse
mit dem höchsten ROI

Werden Ihre Kernsysteme richtig genutzt – oder verbringen Mitarbeitende noch zu viel Zeit in Excel?
Finden Sie genau die Prozesse, bei denen es sich lohnt zu automatisieren.

Paxray zeigt, wo wiederkehrende manuelle Schritte auftreten – damit Sie genau wissen, wo RPA, KI-Agents oder Customizing messbaren Impact liefern. Kein Rätselraten. Kein verschwendetes Budget.

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Vereinfachen Sie Ihre Prozessdokumentation

Erfassen Sie reale Prozesse automatisch – statt sich auf subjektive Meinungen zu verlassen.
Erhalten Sie einen umfassenden, faktenbasierten Blick darauf, wie Arbeit wirklich abläuft – und sparen Sie Mitarbeitenden wertvolle Zeit für Befragungen und Interviews.

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Prozesse verschlanken und ERP Software-Migrationen optimal vorbereiten

Wissen, was migriert werden soll – und was besser zurückbleibt. Paxray schafft Klarheit über reale Prozesse – inklusive Workarounds in Excel oder E-Mail – damit Sie keine veralteten Abläufe in Ihr neues ERP-System übernehmen.

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Messen und steigern Sie die Prozessperformance

Verfolgen Sie bestimmte Fälle (z. B. Aufträge, IDs) über Tools und Teams hinweg und verstehen Sie Verzögerungen, Handovers und Sonderfälle. Ideal, um Prozess-KPIs wie Vorgangszahlen, Abweichungen und Varianten, Durchlaufzeiten, Fehler sowie Soll-Ist-Vergleiche zuverlässig zu messen.

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Fragen & Antworten (FAQ)

Datenschutz, Sicherheit & Compliance Anwendungsfälle & Einsatzbereiche Technology, Deployment & Project Setup Mehrwert & Abgrenzung
Paxray erfasst keine sensiblen oder inhaltlichen Daten und ist vollständig DSGVO-konform.

- Die Software liest keine Texte, Dokumentinhalte, E-Mails, Passwörter oder Tastatureingaben. Es werden KEINE Screenshots oder Videos werden nicht erstellt.
- Paxray arbeitet mit einer rein interaktionsbasierten Task-Mining-Technologie. Erfasst werden ausschließlich technische Interaktionen wie Klicks, Fensterwechsel, Navigationsschritte und Events. Inhalte selbst werden zu keinem Zeitpunkt verarbeitet oder gespeichert. Eine technische Ausnahme ist lediglich das Erkennen von Tastenkombinationen wie STRG+C, um festzustellen, dass eine Kopieraktion stattgefunden hat – nicht, was kopiert wurde.
- Alle personenbezogenen Hinweise werden direkt auf dem Endgerät anonymisiert bzw. pseudonymisiert. Ergänzend sorgen Whitelisting und Blacklisting dafür, dass nur die minimal notwendige Datenmenge erfasst wird.
- Die Daten sind verschlüsselt und können wahlweise in einer deutschen Cloud oder vollständig on-premise verarbeitet werden.

Kurz gesagt: Paxray analysiert Prozesse – nicht Inhalte – und erfüllt höchste Anforderungen an Datenschutz und Sicherheit in der EU.
Nein. Paxray wurde so entwickelt, dass eine Bewertung oder Überwachung einzelner Personen technisch ausgeschlossen ist. Die Lösung konzentriert sich ausschließlich auf Arbeitsabläufe und Prozessmuster – niemals auf individuelle Performance.
Warum keine Einzelpersonen sichtbar werden:
• Alle Daten werden bereits auf dem lokalen Endgerät anonymisiert.
• Pro Aufzeichnung müssen mindestens drei Mitarbeitende beteiligt sein; danach werden alle Interaktionen in einem gemeinsamen Datensatz zusammengeführt.
• Es werden keine Inhalte erfasst: keine Texte, keine Screenshots, keine Felder, keine Passwörter, keine Tastatureingaben.
• Rückschlüsse auf einzelne Personen oder Verhaltensweisen sind systemisch unmöglich.
Dadurch entsteht ein Tool, das Prozesse objektiv sichtbar macht, ohne Mitarbeitende angreifbar zu machen.

Paxray schafft Transparenz über Probleme im Prozess – nicht über Menschen. Teams bekommen endlich Daten, die ihre alltäglichen Herausforderungen sichtbar machen und unterstützen, statt sie zu kontrollieren. Häufig wirkt Paxray sogar entlastend, weil lang bekannte Engpässe und unnötige manuelle Schritte endlich belegbar werden.
Wir liefern keine Lösungen von der Stange, sondern begleiten Sie vom Pilotprojekt bis zur kontinuierlichen Optimierung. Unsere Erfahrung zeigt: Task-Mining-Projekte erzielen den höchsten ROI, wenn zu Beginn klare Ziele und Hypothesen definiert und datenbasiert überprüft werden.
In der Regel erhalten Sie eine vollständige Analyse Ihrer realen Arbeitsabläufe – kombiniert aus einer fundierten IST-Analyse und klar quantifizierten Verbesserungspotenzialen mit konkreten Handlungsempfehlungen.
Typische Ergebnisse sind:
• Executive Summary mit zentralen Erkenntnissen und Maßnahmen
• IST-Analyse von Systemen und Prozessen inkl. Varianten und Zeitfressern
• SOLL-Prozesse & priorisierte Maßnahmen von Quick Wins bis Automatisierung
• KPIs, Monitoring-Ansätze und exportierbare BPMN-Modelle
Unser Anspruch endet nicht bei der Analyse: Wir bringen Sie direkt ins Doing und unterstützen die Umsetzung gemeinsam mit Ihrem Team oder unseren Partnern.
Kurz gesagt: Paxray liefert klare Entscheidungen, priorisierte Maßnahmen und messbare Ergebnisse.
Die Ergebnisse stehen Ihnen in mehreren Formaten zur Verfügung – je nachdem, wie Sie weiterarbeiten möchten:
• Direkt in der Paxray-Software: Interaktive Prozessansichten, Varianten, Zeitanalysen und Systempfade
• Analytischer Ergebnisreport (PDF): Management-Zusammenfassung und detaillierte Analyse
• BPMN-Export: Prozessmodelle für Tools wie Camunda, Signavio, BIC oder Visio
• Weitere Formate auf Wunsch: z. B. PowerPoint, CSV-Daten oder individuelle Dokumentationen
Paxray ist ideal für digitale, manuelle und teamübergreifende Prozesse mit vielen Systemwechseln. Besonders dort, wo Mitarbeitende selbst den Wunsch haben, Abläufe zu vereinfachen und die Dokumentation lückenhaft ist.
Typische Merkmale geeigneter Prozesse:
• viele Vorgänge pro Tag
• mehrere beteiligte Rollen oder Abteilungen
• hoher manueller Aufwand (Copy/Paste, Dateneingabe, Recherche…)
• viele Tools im Einsatz
• hohe Variantenvielfalt
Geeignete Bereiche:
• Vertrieb (Angebote, Aufträge, Leadbearbeitung)
• Customer Service & Innendienst
• Einkauf & Lieferantenmanagement
• Finance & Buchhaltung
• HR / Recruiting / Onboarding
• Produktionsplanung & Logistik
Geeignete Rollen:
• Process Excellence
• Automatisierungsteams (RPA, KI-Agenten)
• C-Level & Management
• Fachbereiche
Migrationen scheitern selten an der Technik — sondern daran, dass Prozesse unvollständig dokumentiert oder falsch verstanden werden. Paxray schafft eine objektive Datenbasis, die zeigt, wie Abläufe wirklich funktionieren.

Nutzen von Paxray vor und während Migrationen:
• Echte Ist-Prozesse: statt Interviews oder veralteter Visio-Diagramme
• Aktuelle Prozesslandkarte: Viele Migrationen starten mit veralteten oder fehlenden Dokumentationen. Task Mining schafft eine aktuelle Prozesslandkarte
• Reduktion von Altlasten: Workshops, Interviews und Visio-Diagramme liefern subjektive Beschreibungen – aber keine realen Abläufe. Paxray hilft beim Entschlaken vor der Migration.
• Klare Priorisierung durch ein objektives Abbild: Priorisierung erfolgt oft nach Bauchgefühl statt nach Relevanz oder Aufwand. Paxray zeigt, was zuerst migriert werden sollte.

• Präzise Anforderungen: Ohne echte Daten entstehen oft Wunschlisten, überflüssige Customizings und teure Sonderlösungen. Task Mining zeigt, was das neue System wirklich können muss

• Tool-Konsolidierung: Viele Unternehmen wissen nicht, welche Tools wirklich genutzt werden oder wo Redundanzen bestehen. Task Mining hilft beim Bereinigen & Konsolidieren

Das Ergebnis: Migrationen werden schneller, günstiger und risikoärmer durch Task Mining in der Vorbereitung.
Paxray dokumentiert Prozesse automatisch und objektiv, indem reale Arbeitsabläufe über mehrere Wochen erfasst und in klar strukturierte Prozessdarstellungen überführt werden – ohne Inhalte oder personenbezogene Daten auszulesen. Statt theoretischer Modelle entsteht ein echtes, aktuelles Bild davon, wie Arbeit wirklich ausgeführt wird.
Hier ist eine einfache Schritt-für-Schritt-Anleitung, wie Paxray Unternehmen bei der Prozessdokumentation unterstützt:

1. Idealprozess einmalig ausführen
Ein Mitarbeitender führt den Zielprozess einmal durch.

Paxray „lernt“ dabei die grundlegende Struktur – rein über Interaktionen wie Klicks, Fensterwechsel oder App-Navigation.

2. Reale Abläufe automatisch erfassen
Über einen definierten Zeitraum zeichnet Paxray anonymisierte Interaktionen im Arbeitsalltag auf – systemübergreifend (ERP, CRM, E-Mail, Browser, Office usw.). Daraus entsteht eine objektive, vollständige Prozesslandschaft.

3. Verborgene operative Details sichtbar machen
Paxray zeigt Faktoren, die in klassischen Dokumentationen fast immer fehlen, wie z.B. Zeitfresser in der Dateieingabe. Ergebnis: Ein realistisches Bild der gelebten Prozesse – nicht der theoretischen Soll-Prozesse.

4. Prozesse strukturiert aufbereiten und leicht teilbar machen
Aus den Daten erzeugt Paxray automatische Prozessmodelle, die Teams sofort weiterverwenden können, wie z.B. BPMN-Diagramme für Tools wie Signavio, Camunda, Visio

5. Grundlage für Compliance, Transformation & Automatisierung schaffen
Die dokumentierten Prozesse enthalten alle relevanten Varianten, Abhängigkeiten und Komplexitäten.

Damit lassen sich zahlreiche Initiativen deutlich schneller und sauberer umsetzen:

- ISO-Zertifizierungen & Audits
- Prozess- & Risiko-Reviews
- RPA- oder KI-Automatisierungsprojekte
- Modernisierung von IT-Systemen
- ERP-/CRM-Migrationen
- Post-Merger-Integration
- Identifikation redundanter Software

Paxray macht Prozessdokumentation objektiv, skalierbar und sofort nutzbar für Verbesserung und Transformation.

Paxray macht Prozesse messbar, indem es Bearbeitungszeiten, Häufigkeiten, Varianten und Aufwand pro Schritt analysiert. Dadurch erkennt man sofort, wo Zeit verloren geht, wo Teams unterschiedlich arbeiten und welche Schritte unnötig komplex sind.

Kernfunktionen:
• exakte Zeitmessung pro Tätigkeit
• Variantenvergleich & Best Practices
• Kostenberechnung pro Prozess & Einzelfall
• ROI-Priorisierung für Optimierung und Automatisierung
• kontinuierliches Monitoring
So entstehen messbare Potenziale und klare Prioritäten für Verbesserungen.
Paxray schafft Transparenz über reale Arbeitsabläufe und macht Effizienzpotenziale messbar. Davon profitieren unterschiedliche Rollen im Unternehmen:

• Business / Process Excellence erhalten eine objektive Datenbasis, erkennen Engpässe und priorisieren Optimierungen faktenbasiert.
• KI- und Automatisierungsteams (RPA, AI Agents) identifizieren schnell Prozesse mit hohem ROI und nutzen präzise Prozessmodelle für die Umsetzung.
• C-Level & Management gewinnen einen klaren Überblick über Effizienz, Kosten und Verbesserungspotenziale und schaffen die Grundlage für kontinuierliche Verbesserung.
• Fachabteilungen erhalten ein Werkzeug, um Verbesserungen aus dem Arbeitsalltag heraus selbst voranzutreiben, und profitieren von stabileren, reibungsloseren Prozessen.
Mitarbeitende kennen ihre Prozesse im Detail und wissen oft genau, wo es hakt. Paxray verbindet dieses Fachwissen mit objektiven Daten und macht Probleme erstmals transparent und messbar.
Statt immer wieder auf Missstände hinzuweisen, erhalten Teams ein belastbares Instrument, um ineffiziente Arbeitsschritte, manuelle Aufwände und Zeitfresser mit Zahlen zu belegen. So lassen sich Verbesserungen fundiert begründen und Investitionen dort einwerben, wo sie sich wirklich lohnen.
Das Ergebnis: weniger manuelle Arbeit, klarere Prozesse und spürbare Entlastung im Arbeitsalltag – Mitarbeitende gestalten ihre Prozesse aktiv mit, statt nur „betroffen“ zu sein.
Process Mining zeigt, was in Ihren Kernsystemen passiert.

Paxray zeigt, wie tatsächlich gearbeitet wird – über alle Tools hinweg, inklusive Excel, E-Mail, Browser und manuellen Tätigkeiten.
Damit schließt Paxray die Lücke, die Process Mining nicht abbilden kann:

Medienbrüche, manuelle Schritte, Varianten, Copy-Paste, Wartezeiten und reale Arbeitsabläufe.

Ohne API-Integrationen in <1 Tag startklar, vollständig anonymisiert und ideal, um Effizienzpotenziale sichtbar zu machen, die in Event Logs unsichtbar bleiben.

Kurz gesagt:
Process Mining zeigt das System – Paxray zeigt die Realität. Gemeinsam ergibt das die vollständige Prozesssicht.
Interviews und Beobachtungen bleiben wertvoll, liefern aber nur subjektive und punktuelle Eindrücke. Prozesse sind komplexer, variabler und digitaler geworden — und viele Varianten bleiben in Gesprächen unsichtbar. Paxray ergänzt diese Methoden mit objektiven Daten aus dem realen Arbeitsalltag.

Warum Interviews allein nicht reichen:
• subjektiv und abhängig von Erinnerung
• zeitintensiv für Teams
• Varianten, Ausnahmen & Workarounds bleiben verborgen
• keine belastbaren Messwerte

Was Paxray hinzufügt:
• objektive Daten über mehrere Wochen
• systemübergreifende Transparenz (ERP, CRM, Office, Browser…)
• reale Abläufe statt theoretischer Beschreibungen
• klare Priorisierung nach Aufwand, Häufigkeit und ROI
Gemeinsam ergibt das ein vollständiges, belastbares Prozessbild.
Eine Wertstromanalyse ist ein sehr guter Start. Sie schafft Struktur, ein gemeinsames Prozessverständnis und macht Verschwendung sichtbar – insbesondere auf konzeptioneller Ebene. Viele unserer Kunden haben diesen Schritt bereits erfolgreich gemacht.

Was danach häufig fehlt, ist die objektive Sicht auf den operativen Alltag: Wie werden Prozesse tatsächlich gelebt?

Genau hier ergänzt Task Mining die Wertstromanalyse. Paxray macht die gelebte Realität über alle eingesetzten Tools hinweg sichtbar und misst Zeitaufwände und Häufigkeiten, statt sie zu schätzen. So werden Unterschiede zwischen Best Practices und ineffizienten Arbeitsweisen transparent.
Wertstromanalysen helfen, Hypothesen zur Prozessverbesserung systematisch zu entwickeln.

Paxray liefert die objektive Datenbasis, um diese Hypothesen im Alltag zu validieren, zu priorisieren und wirtschaftlich nach Impact und ROI zu bewerten.
So werden Prozesse nicht nur verstanden, sondern faktenbasiert und nachhaltig verbessert.
Viele Unternehmen automatisieren heute schon – oft auf Basis von Erfahrung und Bauchgefühl. Was dabei fehlt, ist eine systematische und objektive Grundlage, um die besten Automatisierungspotenziale zu identifizieren.

Dokumentationen sind häufig veraltet oder zu grob. Automatisierungsteams wissen, was automatisiert werden soll, aber nicht im Detail, wie Prozesse im Alltag tatsächlich ablaufen – mit Varianten, Workarounds und manuellen Schleifen. Gleichzeitig eignet sich nicht jeder Prozessschritt für KI oder RPA. Viele Automatisierungen rechnen sich nicht, weil Aufwand und Wartungskosten den Nutzen übersteigen.

Paxray zeigt anhand realer Nutzungsdaten, wie Prozesse wirklich ausgeführt werden, wo Zeit verloren geht, welche Schritte sich automatisieren lassen – und wo nicht. Jeder Schritt wird nach Häufigkeit, Aufwand und Kosten quantifiziert.

So wird klar, welche Maßnahme welchen ROI liefert – von Quick Wins bis zu RPA- oder KI-Automatisierungen. Paxray hilft, Automatisierung gezielt zu priorisieren und Investitionen abzusichern.
Paxray kann durch die IT in der Regel innerhalb eines Tages (on-premise) oder sogar innerhalb von einer Stunde (Cloud) ausgerollt werden.

Im Gegensatz zu Process Mining benötigt Paxray keine API-Anbindung an Ihre Kernsysteme – die aufwendige technische Integration entfällt vollständig.
Der Client läuft minimalinvasiv und ressourcenschonend im Hintergrund, ohne den Arbeitsalltag zu stören.
Erste Ergebnisse und belastbare Prozesskennzahlen liegen meist nach wenigen Wochen vor.
Nein. Paxray hat nur einen minimalen Einfluss auf die Systemleistung und hat unter 1 % CPU-Last.
Der Client läuft unauffällig im Hintergrund – mit weniger Ressourcenverbrauch als ein einzelner Browser-Tab.

Paxray kann vollständig on-premise über eine virtuelle Maschine betrieben werden. Die Einrichtung dauert in der Regel 1–2 Tage.
Alternativ ist ein Start über die Azure Cloud (Region Frankfurt) meist innerhalb einer Stunde möglich.

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